Civil: Nebim V3 Veri Ambarı ve BI ile Verilere İstediğimiz Zaman İstediğimiz Yerden Ulaşabiliyoruz!

Türkiye'nin öncü gelen çocuk ürünleri markası Civil Nebim V3 ile yeni projeler geliştirmeye devam ediyor. Civil IT Müdürü Abdülaziz Akyol Nebim V3 Veri Ambarı ve İş Zekası projesiyle ilgili görüşlerini paylaştı.

Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?

"Civil mağazacılık yaklaşık 25 yıldır çocuk ürünleri üzerine faaliyet gösteren Türkiye'nin önde gelen firmalarından biri. Elektronik eşyalardan oyuncak gruplarına ve tekstil ürünlerine kadar 0-14 yaş çocuklara dair her şeyi bulabileceğiniz perakende sektöründe hizmet veren bir firmayız. Yurt içi ve yurt dışı olmak üzere yaklaşık 70' in üzerinde mağazamız var. Sadece Türkiye'de faaliyet göstermiyor, yaklaşık 2-3 yıldır çok ciddi anlamda yurt dışına operasyon yapıp orada da mağazalaşmaya devam ediyoruz. Şu anda bünyemizde 650'ye yakın da marka barındıran bir firmayız. 45 bin'in üzerinde de ürün çeşidi olan ürünler ile müşterilerimize hizmet veriyoruz."

Nebim V3 Veri Ambarı ve Nebim V3 İş Zekâsı uygulamaları firmanızda ne şekilde kullanılıyor biraz süreçten bahsedebilir misiniz?

"Nebim V3'e geçişimiz yaklaşık 2014 - 2015 yıllarıydı. Tabi Veri Ambarı Nebim V3 ile gelen bir ürün. Nebim V3 İş Zekâsı, Business Intelligence olarak geçiyor. Civil'de büyük bir data işliyoruz biz. Yaklaşık olarak data boyutumuz 4.5 TB. Tabi bu datadan ham bir veri çıkartıp Business Intelligence datası almak ve bunu küpleyerek de anlamlı veriye dönüştürüp bütün kullanıcılarımıza hızlı bir şekilde rapor sunmamız gerekiyordu. Bununla alakalı da Nebim'den Veri Ambarı ürünün aldık. Aslında orta ve büyük ölçekte herkesin bir Business Intelligence datasına erişmesi gerekiyor. Her şey görsele dönmeye başladı ve en ufak şirketler bile artık bir Business Intelligence datasına sahip. Çünkü raporlayamadan, ölçemeden hiçbir firma yönetilemiyor, yönetilemez de. Eskiden büyük balık küçük balık vardı, şimdi hızlı balık olabilmek gerekiyor. Hızlı balık olabilmek için firmayı analitik olarak yönetmek lazım. Analitik olmak için de mutlaka bir İş Zekâsı uygulamasına veya bir tool a ihtiyaç var. Bunula ilgili Civil'de aslında uzun bir süredir baktığımız zamanda Nebim'in Veri Ambarı ve İş Zekası tool'unu kullanıyor.

Özel bir metodoloji geliştirdik. Bununla alakalı Civil firmasına ait yeni bir mimari demeyelim de mevcut olanı biraz daha değiştirerek Civil'cesini oluşturarak yeni bir Veri Ambarı database küpleme mantığı çıktı. Böylelikle aslında saatlerce süren küplemeleri çok kısa sürelere indirdik. Gün kaybını egale ettik. Sabah saat 8 olduğu zaman, personelimiz bir tuşa basarak raporu hazır hale geldi. Aslında önemli olan bu. Çünkü BI tool'larını hızlı olabilmek, hızlı rapor alabilmek, dünü değerlendirebilmek veya dünden öncesini değerlendirebilmek veya kümülatif datalara daha hızlı erişebilmek için alıyor firmalar. Bunu firmaya özgü bir tool şeklinde verdiğimizde, bir mail ile, bir dashboard ile personele sunduğunuzda zaten gerekeni yapmış oluyoruz. Aslında bizim yapmaya çalıştığımız buydu. Yakın zaman da bunu gerçekleştirdik. Şu anda firmamızdaki birçok personelimizin Nebim V3 Veri Ambarı üzerinde 300' ün üzerinde hazır taslak raporu var. Sabah mesaisine başladığı zaman aslında Nebim V3 datasına girmesine, bir ERP' ye girmesine gerek yok. Excel dosyasını açtıktan sonra, Veri Ambarı bağlantısı zaten hazır. Bir refresh butonuna bastıktan sonra aslında günü değerlendirerek işine başlıyor. Bu bizim için çok efektif ve çok güzel bir şey. "

Uygulamanın size sağladığı faydalardan kısaca bahsedebilir misiniz? Özellikle hangi departmanlar hangi Dashboard'ları kullanıyor bunlardan bahsedebilir misiniz?

"BI'ı efektif olarak kullanabilmek için tabi ki hız diyoruz. Bu hızı raporlarda boğularak harcamamak gerekiyor. Bir personelin sekiz veya on saat mesaisi var. Öğle molaları vs. çıkarttığınız zaman aslında bir personel bir firmada beş altı saat çalışıyor. Beş altı saatte firmaya efektif olarak bir katkı sağlayabilmesi için hızlı bir şekilde rapor alabilmesi lazım, hızlı bir şekilde o raporu aksiyona çevirebilmesi lazım. Bunun için saatlerce rapor beklememesi lazım. Bunun için Business Intelligence'ın hazır bir küpünü kullanması gerekiyor. Yani bu sadece X bir ERP diyelim, X bir ERP'den aynı raporu dakikalarca belki yarım saat bir saat içinde alabilecekken, bir küpte otuz saniye, bir dakika gibi bir sürede alabilir. Zaten kısıtlı bir sürede personelden faydalanmaya çalışırken rapor sürelerini uzattığınız zaman o gün personele yetmeyecektir. İster istemez mesai sarkmaları, işlerin sarkması gibi durumlar olacak. Civil'inde şu anda baktığımız zaman hacmi çok büyük. Ürün çıkış, ürün sevkiyat, sipariş, rezervasyon, satış anlamında çok fazla sirkülasyon var. Bunu bir şekilde analiz edip bir yerde bunu hazır hale getirip kullanıcı istediğinde bu hazır halde olanı hemen sunmanız gerekiyor. İşte burada Nebim V3 Veri Ambarı devreye giriyor. Civil'de baktığımız zaman bu belirli zaman dilimi içerisinde en iyi performansı, en iyi raporu en iyi hızda verebilmek adına şu anda firmamızda Veri Ambarını Excel şablonları üzerinde kullanılıyoruz. Çünkü ürün planlama olsun, muhasebe olsun, satın alma olsun farklı birçok rapor olsun Excel üzerinden döndüğünden dolayı Excel'e bağlı bir Olap datasının olması çok ciddi avantaj. Aslında Veri Ambarı'nın en güzel taraflarından bir tanesi bu. Çok basit bir pivot mantığında çalışıyor. Güzel bir filtresi var. Tut, sürükle, bırak mantığı ile kısa kısa filtreler ile çok anlaşılabilir bir dokümanı da var aslında. O yüzden öğrenmesi de çok basit. Bizim şu anda ürün planlama departmanımız olsun, satın alma departmanlarımız olsun, depo lojistik süreçlerimiz olsun, ürün sevkiyat süreçlerimiz olsun bu gibi süreçlerimizin hepsinde Veri Ambarı aktif olarak çalışıyor.

Bir tarafta satışın, ürün planlamanın ve siparişin olduğu datanın ana kaynağı olan ERP'miz var. Buradan bir veriyi Nebim V3 İş Zekâsına çekiyoruz ve burada da bir küp yapıyoruz. Aslında burada ham çok güzel bir veri var. Bunu Excel veya birçok iş kollarına dağıtıyoruz. Yaklaşık iki yıldır Nebim V3 İş Zekâsı (Powers BI) ile Veri Ambarı, Nebim V3 ERP arkada olmak şartı ile bir entegrasyon sağlandı. Şu anda biz Nebim V3 İş Zekâsı (Power BI) üzerinde aslında Dashboard ile çalışıyoruz. Bu konuda 50'nin üzerinde hazır dashboardlarımız var. Özellikle mobil cihazlar üzerinde ciro takip raporları olsun, ürün satış raporları olsun biraz daha genelden özele inecek kümülatif raporlarımız var. Bölge müdürlerimiz, saha müdürlerimiz, birim müdürlerimiz, gerekirse icra kurulu üyelerimiz gibi aslında firmamızın üst düzeyi de birçok rapora çok hızlı bir şekilde bir cihaza ihtiyaç duymadan telefon üzerinden de erişebiliyorlar. Onun haricinde bütün birimlerimiz şu anda Nebim V3 İş Zekâsı üzerinden raporlar vermeye çalışıyoruz. Arkada yine Nebim V3 ERP'nin, Veri Ambarı'nın küpünden güç alıyoruz. Lojistik birimlerimiz ürünleri takip edebiliyor, ürün çıkışlarını takip edebiliyor, mağazaya ne kadar ürün gönderdiğini takip edebiliyor, şu anda stokunda ne kadar ürün var. Bunların hepsini aslında bilgisayara ihtiyaç olmadan, bir Veri Ambarı tool'una ihtiyaç olmadan ama oradaki datayı kullanarak işlemler yapıyor. Satın alma kendi birimi ile alakalı bazı iş süreçlerini Nebim V3 İş Zekâsı üzerinden takip edebiliyor. Mesela mağazacılık yönetimi üzerine, operasyon yönetimi üzerine de yeni Dashboard'lar tasarladık. Evet bir Nebim V3 ERP'miz var, arka tarafta çalışan bir Veri Ambarı tool'umuz ve kendi bir küpü var. Bu küpten Nebim V3 İş Zekâsı (Power BI) ile çok güzel bir dashboard tasarlanarak da mobil ve birçok platforma uyumlu hale getirdik. Bunun dışında Civil destek takip sistemlerimizi de Nebim V3 İş Zekâsı (Power BI) ile entegre edebiliyoruz. Öte yandan araç takip sistemlerimizi de entegre ettik ve takip edebiliyoruz. Dışarıdan bir Excel dosyası olabilir, belki farklı bir dosyada olabilir hiç önemli değil elimizde veri olup da sisteme işleyemediğimiz veriler var. Bunu da dışarıdan veri olarak atıp Nebim V3 İş Zekâsı (Power BI) ile merge edebiliyoruz. Veri Ambarı ve ERP'den verileri de birleştirerek aslında tek bir ekranda birden fazla kaynaktan gelen bilgiyi bir dashboard yaparak hem yönetme şansınız oluyor hem de veriye erişme şansınız oluyor. Buradaki aslında en güzel olay bu diye düşünüyorum. Günümüzde zaten teknolojik anlamda baktığımız zaman zaten veriye mobilden erişmemiz şart. Çünkü biliyorsunuz artık insanların cep telefonu kullanım oranları arttı. Bilgisayardan da aslında yavaş yavaş mobile doğru bir kayma var. Hatta ofislerde eskiden desktop verilirdi şimdi notebook verilmeye başladı. İnsanlar mobil hale getiriliyor aslında. Bununla beraber Nebim V3 İş Zekâsı (Power BI) gibi her platformda destek veren özellikle mobilde çok güçlü uygulamalar bu süreçte önemli rol almaya başladı. Diğer yandan altını özellikle çizmeye çalıştığım bir nokta var. Birçok kaynaktan bir platforma veri aktarmak. Günümüzde konuşulan omnichanneler'lar, machine leraning'ler, machine to machine konuşuluyor. Biz de Civil olarak yapay zekâ gibi birçok projeye yatırım yaptık. Şu anda aktif kullanıyoruz. Artık platformlar sadece bir kaynaktan beslenemiyor. Çünkü müşteriye omnichanel yapısı geldi. Eskiden multichannel'dı şimdi omnichannel. Artık 360 derece müşteriye erişilmeye çalışılıyor. Şimdi bu yaklaşımdan müşteriyi çıkartalım yerine veriyi koyalım. Veriye de artık 360 da erişmemiz gerekiyor. Yani sadece bir ERP'den değil, sadece bir Veri Ambarı'ndan değil veya farklı bir platformdan değil bu platformları tek bir platformda birleştirerek firmanın bu ortak platformunda o bilgileri marge ederek de tek ekranda görmek gerekiyor. Veriye en düzgün şekilde, birçok kaynaktan erişip ve o kaynaktan eriştiğin verinin de bir dashboard'da mobil olarak da veya istediği her yerden erişecek şekilde personelimize veya iş arkadaşlarımıza vermemiz gerekiyor ki firmamıza katkımız daha çok olsun. Müşteriye daha iyi hizmet verelim. Müşteriye daha iyi erişelim. Her alanda da müşteriye verdiğimiz hizmet kalitesini arttıralım. Bunun için günümüz çağında her yerden veriye erişmemiz gerekiyor ve her yerden farklı kaynaklardan veriyi bir araya toplamanız gerekiyor. "